Корпоративная система управления проектами

Функционал предлагаемой корпоративной системы управления проектами, реализуемой на базе Microsoft Project Server 2013, может быть разделен на следующие функциональные модули:

• 1. Корпоративный стандарт управления проектами
• 2. Реестр договоров
• 3. Управление задачами и результатами проектов
• 4. Совместная работа на проектах
• 5. Управление трудовыми ресурсами
• 6. Управление бюджетами проектов
• 7. Мониторинг и анализ проектного производства

1. Корпоративный стандарт управления проектами

Цель: обеспечить качественное управление всеми проектами организации в соответствии с требованиями единого корпоративного стандарта

Потребители: Руководство проектного офиса

Задачи / функции:

• Централизованное хранение в едином реестре всех текущих, планируемых и завершенных проектов организации и всех связанных проектных данных («единое окно» для работы со всеми проектами компании)
  

  

• Автоматизированное управление жизненным циклом проекта:
  • Автоматический запуск при создании проекта рабочего процесса, обеспечивающего прохождение проекта по всем стадиям управления в соответствии с регламентом
    

    

  • Автоматическое назначение руководителю проекта задач, соответствующих текущей стадии проекта (напр.: заполнить необходимые сведения о проекте, уточнить и опубликовать план проекта, сформировать бюджет проекта и т.д.), и контроль их выполнения
  • Мониторинг состояния рабочего процесса проекта (результаты завершенных стадий, состояние текущей стадии, план дальнейших стадий)
    

    

• Предоставление на всех этапах управления проектом шаблонов, определяемых корпоративным стандартом (шаблоны планов проекта, сайтов проектов, шаблоны типовых проектных документов)

2. Реестр договоров

Цель: обеспечить упорядоченную работу с договорной проектной документацией

Потребители: Руководство проектного офиса, Руководители проектов

Задачи / функции:

• Ведение единого реестра договоров с возможностью поиска (фильтрации) по номеру, дате, продукту, контрагенту и другим реквизитам и параметрам договора, а также по содержимому договорных документов
• Централизованный доступ из карточки договора к связанной с договором документации и списку связанных с договором проектов
• Контроль версий договорных документов и настройка оповещений об изменении
• Автоматизация типовых процессов внутреннего согласования и подписания договорных документов

3. Управление задачами и результатами проектов

Цель: обеспечить эффективное планирование, организацию и контроль выполнения работ на проектах

Потребители: Руководство проектного офиса, Руководители проектов

Задачи / функции:

• Управление задачами проекта:
  • Детальное календарное планирование задач проекта с отражением состава, связей и параметров задач (трудозатраты, сроки, исполнители и др.)
    

    

  • Назначение задач календарного плана проекта исполнителям (в т.ч. назначение задач группе сотрудников или руководителю производственного подразделения с возможностью дальнейшего делегирования)
  • Отчетность участников проекта о ходе работ по задачам проекта (фактические и оставшиеся трудозатраты, возникшие проблемы)
    

    

  • Утверждение либо отклонение руководителем проекта отчетов исполнителей
    

    

  • Оперативный мониторинг хода проекта:
    • Фиксация на начальном этапе проекта базового плана проекта для последующего проактивного мониторинга отклонений по срокам и трудозатратам проекта
    • Автоматическая актуализация текущего плана проекта с учетом принятых отчетов исполнителей с пересчетом сроков и трудозатрат проектных задач
    • Отражение хода проекта в представлениях календарного плана (плановые и фактические сроки, трудозатраты, процент завершения задач, отклонения от базового плана)
      

      

• Управление компонентами поставки по проекту:
  • Формирование плана поставки результатов проекта
    

    

  • Учет и отслеживание сроков и статуса готовности компонентов поставки

4. Совместная работа на проектах

Цель: повысить эффективность совместной работы на проектах

Потребители: Руководители проектов, Исполнители

Задачи / функции:

• Автоматическое создание для каждого проекта сайта, предоставляющего единое рабочее пространство проекта с преднастроенной структурой и первоначальным наполнением, включающее следующие компоненты:
  

  

  • Библиотеки документов для структурированного и безопасного хранения коммерческой, организационной и технической документации по проекту
    

    

  • Страницы технических сведений по проекту, списки контрагентов и участников проекта
    

    

  • Реестр компонентов поставки по проекту
    

    

  • Реестр проектных рисков
    

    

• Обеспечение средств внутрипроектных коммуникаций (календари встреч и совещаний по проекту, обсуждения, извещения и др.)

5. Управление трудовыми ресурсами

Цель: оптимизировать распределение трудовых ресурсов между проектами компании, обеспечить учет фактических результатов деятельности сотрудников

Потребители: Руководство проектного офиса, Руководители производственных подразделений, Служба персонала

Задачи / функции:

• Ведение единого реестра сотрудников производства и календарей рабочего времени для обеспечения актуальной информации о доступности трудовых ресурсов (с возможностью учета индивидуальных режимов работы и неполных ставок)
  

  

• Ролевое планирование трудовых ресурсов на потенциальные проекты для прогнозирования загрузки сотрудников и своевременного принятия решений по вопросам дефицита трудовых ресурсов либо недостаточности планового объема проектной деятельности
• Планирование назначений сотрудников на проектные задачи с учетом их текущей и планируемой занятости на других проектах
  

  

• Планирование и учет нерабочего времени сотрудников (отпуска, больничные, простои и др.)
• Учет фактических трудозатрат сотрудников (отчетность исполнителей по задачам проектов, утверждение отчетов руководителями проектов)
  

  

• Возможность построения автоматизированной системы расчета вознаграждения сотрудников на основе принятых руководителями проектов трудозатрат
  

  

• Мониторинг и отчетность по трудовым ресурсам:
  • Мониторинг текущих назначений сотрудников на проектные задачи, анализ дефицита/профицита трудовых ресурсов, анализ эффективности работы сотрудников
    

       

  • Формирование отчетов о плановых и фактических трудозатратах сотрудников по проектам, видам и категориям деятельности
    

      

  • Анализ распределения фонда оплаты труда по текущим проектам

6. Управление бюджетами проектов

Цель: обеспечить планирование и контроль исполнения бюджетов проектов

Потребители: Руководство проектного офиса, Финансовая служба

Задачи / функции:

• Планирование бюджета проекта: фиксация в плане проекта выручки и затрат с привязкой к этапам работ и статьям затрат
  

    

• Сохранение бюджета проекта в базовом плане для последующего проактивного мониторинга отклонений по затратам проекта
• Анализ и отчетность по бюджету выручки и затрат проекта, мониторинг отклонений от планового бюджета проекта
  

    

7. Мониторинг и анализ проектного производства

Цель: обеспечить прозрачность состояния проектного производства для руководства компании

Потребители: Руководители организации, Руководство проектного офиса

Задачи / функции:

• Обеспечение средств оперативного мониторинга текущего состояния проектов
  

  

• Обеспечение средств анализа показателей проектной деятельности:
  • Плановый, фактический, освоенный объем работ по проектам в разрезах направлений и видов деятельности
    

    

  • Объем плановой доступности, а также плановой и фактической полезной загрузки и утилизации сотрудников в разрезах ролей и подразделений
    

    

  • Бюджет портфеля проектов по статьям затрат, по вехам выручки и затрат
    

    

  • Распределение выручки, затрат, прибыли по проектам и направлениям деятельности