Внедрение инфраструктуры управления проектами

Инфраструктура управления проектами (далее – Информационная система управления проектами, ИСУП) представляет аппаратно-программный комплекс, предоставляющий средства хранения и доступа к данным проектов организации, а также инструменты автоматизированного выполнения операций процесса управления проектами.

Цели

Цели внедрения ИСУП:

Обеспечение централизованного хранения всех текущих и планируемых проектов организации в едином реестре
Обеспечение единого для всех проектов одного типа автоматизированного рабочего процесса (workflow), определяющего движение проекта в течение всего жизненного цикла
Автоматизация формирования и анализа портфеля проектов:
- Выбор оптимальной, с т. з. стратегических целей и финансовых показателей, комбинации и последовательности выполнения проектов с учетом ресурсных ограничений производства
- Мониторинг состояния портфеля текущих проектов в режиме реального времени для своевременного принятия решений о перераспределении приоритетов либо изменении параметров проектов
- Сводный анализ показателей проектной деятельности на предмет соответствия стратегическим целям компании для принятия решений о внесении необходимых изменений в производственных процессах, либо корректировке перечня и приоритетов стратегических задач
Автоматизация управления производственными трудовыми ресурсами:
- Ведение единого реестра сотрудников производства и календарей рабочего времени для обеспечения актуальной информации о доступности трудовых ресурсов
- Ролевое планирование трудовых ресурсов на предложенные проекты для прогнозирования загрузки сотрудников производственных подразделений и своевременного принятия решений по вопросам дефицита трудовых ресурсов либо недостаточности планового объема проектной деятельности
- Планирование назначений сотрудников на проектные задачи с учетом их текущей и планируемой занятости на других проектах, проактивный мониторинг конфликтов загрузки сотрудников
- Учет рабочего времени сотрудников (фактических трудозатрат) по задачам проектов для анализа эффективности работы сотрудников, расчета переменных частей вознаграждения (в почасовых схемах мотивации) и корректного разнесения ФОТ по текущим проектам
Автоматизация управления расписаниями проектов:
- Планирование сроков задач и вех в плане проекта с учетом длительности этапов работ и сроков поставки, определяемых договором
- Оптимизация плана проекта по срокам на основе анализа критического пути с учетом технологических и организационных связей между задачами проекта
- Проактивный мониторинг отклонений по срокам для своевременного принятия решений об изменении сроков поставки и завершения проекта либо форсировании работ за счет подключения дополнительных ресурсов
Автоматизация управления бюджетом проектов:
- Фиксация бюджета выручки и затрат проекта по статьям затрат в базовом плане проекта с привязкой к вехам и этапам проекта
- Учет фактических затрат и выручки в плане проекта
- Автоматическое перепланирование сроков выручки и затрат, привязанных к этапам и вехам проекта, в случае отклонений проекта по срокам
- Оперативный мониторинг отклонений выручки и затрат проекта по объему и срокам
Автоматизация управления задачами и конечными результатами проектов:
- Автоматическое назначение задач рабочего процесса, соответствующих текущему этапу проекта, ответственным участникам проекта
- Планирование конечных результатов в привязке к задачам плана проекта
- Назначение исполнителям задач плана проекта
- Отчетность участников проекта:
  - О завершении задач рабочего процесса и готовности конечных результатов проекта
  - О фактических и оставшихся трудозатратах по задачам плана проекта
- Оперативный мониторинг руководителем проекта:
  - Статуса задач рабочего процесса и готовности конечных результатов проекта
  - Текущих плановых и фактических показателей по задачам детального плана проекта (фактические и оставшиеся трудозатраты, отклонения по трудозатратам и срокам)
Автоматизация совместной работы на проектах:
- Автоматическое создание сайта проекта на этапе инициации, предоставляющего следующие компоненты для коллективной работы по проекту:
  - Библиотеки документов для структурированного хранения коммерческой, организационной и технической документации по проекту с поддержкой версионности
  - Списки задач рабочего процесса и результатов проекта
  - Ссылки на сайты связанных проектов и другие источники используемой в проекте информации
- Возможность настройки автоматических уведомлений о размещении новых либо изменении существующих документов и элементов списков
- Возможность гибкой настройки прав доступа к элементам всех уровней структуры сайта, в т.ч. для внешних участников проекта (напр. доступ заказчику к каталогу итоговых версий разделов проектной документации с правами «только чтение»)
Мониторинг и анализ показателей:
- Проекта:
  - Плановые, фактические и оставшиеся трудозатраты проекта
  - Плановый и фактический бюджет проекта по статьям затрат
  - Текущее состояние стадий рабочего процесса проекта
  - Текущий статус конечных результатов проекта
- Портфеля проектов:
  - Плановый, фактический, освоенный объем работ по проектам портфеля в разрезах направлений и видов деятельности
  - Плановый и фактический бюджет портфеля по статьям затрат в разрезах направлений и видов деятельности
  - Распределение проектов портфеля по стадиям рабочего процесса
- Трудовых производственных ресурсов:
  - Объем плановой доступности сотрудников в разрезах подразделений и ролей
  - Объем плановой и фактической полезной загрузки сотрудников в разрезах подразделений, ролей, направлений и видов деятельности
  - Относительная плановая и фактическая полезная загрузка (утилизация) сотрудников в разрезах ролей, подразделений, направлений и видов деятельности

Платформа автоматизации

Основные платформы и приложения, используемые для построения ИСУП:

MS Office SharePoint Services 2013
MS Project Server 2013
MS Project Professional 2013

В целях оптимизации затрат, минимизации организационных и технических рисков, а также для обеспечения максимально быстрого запуска ключевых участков процесса управления проектами, компания «ПЛАНИТ» предлагает разбить задачу внедрения ИСУП на несколько взаимодополняющих этапов, каждый из которых выполняется в виде отдельного проекта и предоставляет заказчику рабочий отчуждаемый результат (за исключением этапа «Опытная эксплуатация», следующего в связке с этапом «Внедрение»):

Этап 1: Пилотное внедрение ИСУП
Этап 2: Проектирование ИСУП
Этапы 3, 4: Внедрение ИСУП и Опытная эксплуатация ИСУП

По итогам каждого этапа производится уточнение требований и корректировка плана последующих этапов, что снижает риск расхождения реализуемых требований с реальными потребностями заказчика.

Этап 1. Пилотное внедрение ИСУП

Задачи этапа:

Развертывание опытного прототипа ИСУП:
- Разработка технического дизайна и требований к инфраструктуре развертывания
- Подготовка инфраструктуры развертывания, установка и настройка платформ
- Настройка пользовательской функциональности для стандартного сценария управления проектом
Проведение тренинга по работе в системе для ключевых пользователей
Проведение демонстрации системы для руководства компании

Результаты этапа:

Развернутый опытный прототип системы (1-я рабочая версия ИСУП)
Документ «Технический дизайн развертывания прототипа»
Обученные работе с системой ключевые пользователи
Ознакомленное с первой версией системы и дальнейшими задачами проекта руководство

Этап 2. Проектирование ИСУП

Задачи этапа:

Уточнение требований к решению
Проектирование и прототипирование на инфраструктуре заказчика пользовательской функциональности системы, в т.ч.:
- Проектирование корпоративного пула ресурсов
- Проектирование сценария управления проектом
- Проектирование функциональности формирования портфеля проектов
- Проектирование отчетов центра бизнес-аналитики
- Проектирование политик безопасности
Проектирование архитектуры промышленного развертывания системы, в т.ч.:
- Формирование требований к аппаратному и программному обеспечению, каналам связи, системным настройкам и лицензированию
- Проектирование логической и компонентной архитектуры системы
- Подготовка плана миграции данных опытного прототипа
- Формирование требований к резервному копированию конфигурации и данных системы
Демонстрация и приемка функционального прототипа системы

Результаты этапа:

Документ «Требования к решению»
Документ «Функциональный и технический дизайн», включающий:
- Описание настроек пользовательской функциональности
- Описание архитектуры промышленного развертывания
- План миграции данных опытного прототипа
- Требования к резервному копированию конфигурации и данных системы
Документ «Требования к инфраструктуре развертывания», включающий:
- Требования к аппаратному обеспечению
- Требования к программному обеспечению
- Требования к сетевому окружению
- План изменений в службе каталогов и доменных имен
Функциональный прототип системы, готовый к промышленному развертыванию

Этап 3. Внедрение ИСУП

Задачи этапа:

Промышленное развертывание системы, в т.ч.:
- Подготовка инфраструктуры развертывания
- Установка и настройка платформы системы в соответствии с техническим дизайном
- Настройка пользовательской функциональности системы в соответствии с функциональным дизайном
- Настройка рабочих процессов
- Миграция данных прототипа и первоначальное наполнение системы
Подготовка комплекта эксплуатационной документации:
- Детальные инструкции по работе в системе
- Инструкции по администрированию системы
Обучение сотрудников:
- Обучение пользователей системы
- Обучение специалистов службы технического и функционального сопровождения
Запуск системы в опытную эксплуатацию

Результаты этапа:

Разработанная в соответствии с функциональным и техническим дизайном, протестированная и развернутая на инфраструктуре заказчика система
Документ «Инструкции по управлению проектами»
Документ «Инструкции по администрированию системы»
Обученные пользователи системы и специалисты службы технического и функционального сопровождения

Этап 4. Опытная эксплуатация ИСУП

Задачи этапа:

Сопровождение опытной эксплуатации
Запуск системы в промышленную эксплуатацию

Результаты этапа:

Стабилизированная система, запущенная в промышленную эксплуатацию